Zanim firma zdecyduje się na dedykowany CRM, prawie zawsze najpierw sprawdza gotowe systemy. Najczęściej na liście lądują trzy nazwy: Bitrix24, Livespace i Pipedrive. Wszystkie trzy to solidne narzędzia, ale każde działa na innej zasadzie rozliczeń i ma inny sufit możliwości. W tym wpisie porównujemy je uczciwie, łącznie z tym, kiedy w zupełności wystarczą, i pokazujemy, w którym momencie dedykowany system zaczyna się bardziej opłacać.
Bitrix24, Livespace, Pipedrive, trzy różne filozofie
Bitrix24
Największy z trójki pod względem liczby funkcji, oprócz CRM ma czat firmowy, zadania, dysk plików i automatyzacje. Rozliczenie jest inne niż u konkurencji: płacisz za plan z limitem użytkowników, a nie za każdą osobę osobno, płatne pakiety zaczynają się od ok. 199-249 zł miesięcznie. To atrakcyjne dla zespołu, który mieści się w limicie planu, ale interfejs bywa przytłaczający, bo narzędzie próbuje robić wszystko naraz.
Livespace
Polski CRM skupiony na sprzedaży B2B, z rozbudowaną automatyzacją lejka. Rozliczenie jest już klasyczne, per użytkownik, od ok. 69 zł do 348 zł miesięcznie zależnie od planu, do tego jednorazowy pakiet wdrożeniowy od 4500 do 18 000 zł. Dobry wybór dla zespołu handlowego o w miarę standardowym procesie sprzedażowym.
Pipedrive
Międzynarodowe narzędzie z bardzo czytelnym interfejsem lejka sprzedaży, popularne wśród zespołów, które cenią prostotę. Rozliczenie per użytkownik, orientacyjnie od 14 do 99 USD miesięcznie (ok. 55-400 zł, zależnie od kursu i planu), przy płatności rocznej wychodzi zauważalnie taniej niż miesięcznej. Słabszy w integracjach z polskimi systemami księgowymi, więc często wymaga dodatkowych narzędzi pośredniczących.
Tabela porównawcza
| Aspekt | Bitrix24 | Livespace | Pipedrive | Dedykowany CRM |
|---|---|---|---|---|
| Model rozliczeń | Za plan (limit osób) | Za użytkownika | Za użytkownika | Jednorazowo, bez opłat za osobę |
| Koszt startowy | Plan darmowy, płatne od ok. 200 zł/mies | Od ok. 69 zł/os./mies + wdrożenie | Od ok. 14 USD/os./mies | Od 3000 zł jednorazowo |
| Dopasowanie do nietypowego procesu | Ograniczone | Ograniczone | Ograniczone | Pełne |
| Integracje z Comarch/Subiekt/enova365 | Przez dodatki firm trzecich | Przez dodatki firm trzecich | Rzadko natywnie | Bezpośrednio, pod Twój system |
| Własność kodu i danych | Dostawcy | Dostawcy | Dostawcy | Twoja |
Ceny gotowych systemów zmieniają się kilka razy w roku, dlatego zawsze sprawdź aktualny cennik u dostawcy przed decyzją, tabela pokazuje rząd wielkości, nie ofertę wiążącą.
Model rozliczeń, największa różnica, o której się nie mówi
Bitrix24 rozlicza się inaczej niż Livespace czy Pipedrive, płacisz za pakiet z limitem miejsc, nie za osobę. To korzystne, dopóki zespół mieści się w limicie, ale gdy go przekroczysz, musisz przejść na wyższy, droższy plan skokowo, a nie proporcjonalnie. Livespace i Pipedrive rozliczają się per użytkownik, więc koszt rośnie płynnie, ale bez końca, im większy zespół, tym wyższy rachunek co miesiąc, bez górnej granicy. Dedykowany CRM nie ma żadnego z tych mechanizmów, płacisz raz za budowę, a liczba osób korzystających z systemu nie zmienia rachunku.
Czego żaden z gotowych systemów nie zrobi
- Nietypowego procesu, jeśli Twoja sprzedaż, produkcja albo obsługa zleceń nie mieści się w standardowym schemacie lejka, gotowy CRM wymusza obejścia albo dodatkowe arkusze obok.
- Głębokiej integracji z polskimi systemami księgowymi, Comarch, Subiekt GT czy enova365 łączą się z gotowymi CRM-ami zwykle przez dodatki firm trzecich, które same generują koszt i punkty awarii.
- Pełnej własności danych i kodu, w gotowym systemie Twoje dane żyją w infrastrukturze dostawcy, na jego zasadach.
- Modułów spoza standardowego CRM, magazynu, harmonogramu produkcji, obiegu dokumentów, portalu klienta, to już zwykle osobne narzędzia do spięcia.
Kiedy Bitrix24, Livespace albo Pipedrive w zupełności wystarczą
Jeśli masz standardowy proces sprzedaży (lead, oferta, deal), zespół do kilkunastu osób i chcesz zacząć w kilka dni, a nie tygodni, gotowy CRM to rozsądny start. Livespace i Pipedrive dobrze radzą sobie z klasyczną sprzedażą B2B, Bitrix24 sprawdza się, gdy oprócz CRM potrzebujesz też prostego czatu firmowego i zarządzania zadaniami w jednym miejscu. Nie ma sensu zamawiać dedykowanego systemu, jeśli Twój proces mieści się w standardowym schemacie, to niepotrzebny wydatek.
Kiedy warto przejść na dedykowany CRM
Sygnał do zmiany pojawia się zwykle w jednym z trzech momentów: rosnący rachunek za abonamenty zaczyna zbliżać się do kosztu budowy własnego systemu, proces firmy wymaga funkcji, których żaden gotowy CRM nie oferuje bez kosztownych obejść, albo potrzebujesz integracji z systemem, którego dostawca gotowego CRM po prostu nie obsługuje. Dotyczy to zwłaszcza firm produkcyjnych, gdzie CRM musi rozmawiać z harmonogramem produkcji i magazynem, oraz firm usługowych z pracą w terenie, cyklicznym fakturowaniem i rozliczeniami z podwykonawcami, dwóch profili, w których gotowe systemy najszybciej pokazują swój sufit. Więcej sygnałów, po których poznasz, że czas na system, zebraliśmy we wpisie Excel czy CRM.
A co z danymi i integracjami, którymi już pracujecie?
Migracja z gotowego CRM nie oznacza utraty historii, eksportujemy kontakty, historię kontaktów i dokumenty z Bitrix24, Livespace czy Pipedrive i importujemy je do nowego systemu, więc zespół nie zaczyna od zera. Standardowo integrujemy dedykowany CRM z systemami księgowo-magazynowymi, których już używacie, np. Comarch ERP XL/Optima, Subiekt GT, enova365, WF-Mag, a także z fakturowaniem (Fakturownia, iFirma), platformami e-commerce (BaseLinker, Allegro) i bramkami płatności. Jeśli integracja wymaga dostępu do Waszej infrastruktury, podpisujemy NDA jeszcze przed rozpoczęciem prac i pracujemy na zasadach, które sami określicie, VPN, konto z ograniczonymi uprawnieniami albo wydzielone środowisko testowe.
Migracja z gotowego CRM na dedykowany, czy to boli
Nie musi. Pracujemy iteracyjnie, więc nie ma dnia „wielkiego przejścia", w którym stary system znika, a nowy jeszcze nie działa. Najpierw budujemy MVP obejmujący najważniejszy proces, migrujemy do niego dane, a stary CRM zostaje w tle jako archiwum, dopóki zespół nie przyzwyczai się do nowego narzędzia. Dokładny przebieg takiego wdrożenia, krok po kroku, opisujemy we wpisie wdrożenie CRM krok po kroku.
Najczęstsze pytania
Czy dedykowany CRM jest droższy niż Bitrix24, Livespace czy Pipedrive?
Na starcie zwykle tak, bo płacisz za budowę, a nie za miesięczny dostęp. W dłuższym okresie, przy rosnącym zespole, rachunek za gotowy system potrafi dogonić i przegonić koszt dedykowanego rozwiązania, bo ten drugi nie rośnie wraz z liczbą osób.
Czy da się przenieść dane z Livespace, Pipedrive albo Bitrix24 do dedykowanego systemu?
Tak, eksportujemy kontakty, historię kontaktów, oferty i dokumenty z gotowego CRM i migrujemy je do nowego systemu, więc zespół nie traci historii pracy z klientami.
Czy dedykowany CRM integruje się z narzędziami, z których już korzystamy?
Tak, to jeden z głównych powodów, dla których firmy w ogóle rozważają dedykowany system. Integrujemy z Comarch, Subiekt GT, enova365, WF-Mag, fakturowaniem, płatnościami i platformami e-commerce.
Ile trwa przejście z gotowego CRM na dedykowany?
Pierwsza działająca wersja (MVP) z migracją najważniejszych danych powstaje zwykle w 4-8 tygodni, kolejne moduły dokładamy iteracyjnie już po starcie systemu.
Czy podpisujecie NDA, jeśli będziecie mieć dostęp do naszych danych z obecnego CRM?
Tak, NDA podpisujemy zawsze przed rozpoczęciem prac wymagających dostępu do danych firmowych czy infrastruktury, niezależnie od tego, z jakiego systemu migrujecie.
Podsumowanie
Bitrix24, Livespace i Pipedrive to dobre narzędzia dla standardowego procesu sprzedaży i zespołu, który chce zacząć szybko. Gdy proces robi się nietypowy, rachunek za abonamenty rośnie razem z zespołem, albo potrzebujecie integracji z polskim systemem księgowym czy magazynowym, dedykowany CRM zaczyna się opłacać, zwłaszcza w firmach produkcyjnych i usługowych. Zastanawiasz się, co wybrać w Twoim przypadku? Napisz do nas, bezpłatnie ocenimy, czy gotowy system wystarczy, czy warto zbudować własny.
